Política y procedimiento para protección y tratamiento de datos personales

PRONALCE S.A. en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política y la ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, Circular Externa No.2 de 2015, que regulan la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, expide la siguiente política para el tratamiento de datos personales dentro de la organización, previos los siguientes:


Considerandos

  1. Que PRONALCE S.A. viene trabajando en el proceso de Seguridad de la Información, el cual supone el sometimiento de la Organización al cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
  2. Que en cumplimiento de la obligación que tiene PRONALCE S.A. de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dentro de un esquema de Planear-Hacer-Verificar-Actuar, se requiere expedir una política que establezca las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que estén bajo su custodia.
  3. Que corresponde tanto a las directivas de PRONALCE S.A. así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias.
  4. Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre PRONALCE S.A. y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.

I. Definiciones

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
  • Custodio de la base de datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de PRONALCE S.A.
  • Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
  • Datos personales sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
  • Encargado del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
  • Fuentes Accesibles al Público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
  • Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
  • Procedimiento de análisis y creación de Información: Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
  • Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el Tratamiento de los Datos. PRONALCE S.A., de acuerdo con la ley es Responsable del Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
  • Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Violación de datos personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
  • Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por PRONALCE S.A. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de PRONALCE S.A. deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

II. Objeto

 

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por PRONALCE S.A. en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. Además, de regular los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, y el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recolectado sobre ellas en bases de datos o archivos. Las reglas contenidas en la política dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en PRONALCE S.A. y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

III. Ámbito de aplicación

 

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de PRONALCE S.A., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de PRONALCE S.A. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.

IV. Destinatarios de la presente política.

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:
  1. Representantes Legales y/o administradores societarios.
  2. Personal interno de PRONALCE S.A., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
  3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a PRONALCE S.A. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
  4. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
  5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
  6. Clientes y demás terceros que tengan cualquier relación comercial con PRONALCE S.A.

V. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros que regirán los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos por parte de PRONALCE S.A.
  1. Consentimiento informado o principio de Libertad: El tratamiento de datos personales al interior de PRONALCE S.A., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
  2. Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
  3. Finalidad del Dato: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
  4. Calidad o veracidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por PRONALCE S.A. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
  5. Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  6. Pertinencia del dato: En la recolección de los datos personales por parte de PRONALCE S.A. se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
  7. Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales que recolecte o trate PRONALCE S.A. serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia de PRONALCE S.A. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
  8. Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, PRONALCE S.A. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
  9. Seguridad del Dato: PRONALCE S.A., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. PRONALCE S.A., conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  10. Confidencialidad: PRONALCE S.A. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. PRONALCE S.A. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
  11. Deber de Información: PRONALCE S.A. informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

VI. Derechos de los titulares de los datos seguridad de la información

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de PRONALCE S.A., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
  1. Derecho de Acceso: Facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
  2. Derecho de Actualización: Facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
  3. Derecho de Rectificación: Facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
  4. Derecho de Cancelación: Facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
  5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a PRONALCE S.A. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
  6. Derecho de Oposición: Facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. PRONALCE S.A., con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
  7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. PRONALCE S.A. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
  8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en PRONALCE S.A. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
    • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
    • En casos de emergencia médica o sanitaria.
    • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

VII. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos

PRONALCE S.A. podrá hacer uso de los datos recolectados para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, y trabajadores incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios o los productos requeridos por sus clientes; c) Evaluar la calidad del servicio o productos; d) Informar sobre sus nuevos productos o servicios o sobre cambios en los mismos; e) Enviar información comercial, o publicitaria sobre los productos o servicios, eventos, capacitaciones; f) Realizar estudios del mercado del sector alimentos g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, vinculación laboral y registrar información de empleados para el cumplimiento de obligaciones laborales señaladas por la ley; i) los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Los datos contenidos en las bases de datos de PRONALCE S.A. solo serán utilizados para los propósitos aquí señalados, y por lo tanto PRONALCE S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar las Bases de Datos Personales, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesaria con el fin de proveer nuestros servicios o productos; (iv) que sea requerida o permitido por la ley.

VIII. Autorización

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos personales que se requieran por parte de PRONALCE S.A. se debe contar con el previo, libre, expreso e informado consentimiento del titular de los datos, siempre y cuando la calidad del dato personal lo amerite. PRONALCE S.A. como responsable del tratamiento de los datos personales dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando que sea de posible verificación.
Todo dato personal obtenido sin que medie autorización previa, deberá cumplir en todo caso con las disposiciones sobre tratamiento y acceso establecidas por la ley –artículo 10 inciso segundo de la ley 1581 2012.-
Al momento de la solicitud de autorización de tratamiento de Datos Personales del Titular, PRONALCE S.A. procederá a informarle de manera clara y expresa:
  • El tratamiento y finalidad dada a sus datos personales
  • Al tratarse de Datos Sensibles o de menores, se informará claramente de esta situación al titular y se le requerirá para que manifieste su aceptación o rechazo a la recolección y tratamiento de los mismos.
  • Los Derechos y Deberes que le asisten como Titular de los Datos Personales.
  • La identificación y forma de contacto del titular y encargado del tratamiento de los Datos
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos personales que se requieran por parte de PRONALCE S.A. se debe contar con el previo, libre, expreso e informado consentimiento del titular de los datos, siempre y cuando la calidad del dato personal lo amerite. PRONALCE S.A. como responsable del tratamiento de los datos personales dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando que sea de posible verificación.
  • Mecanismos de recolección de autorización
La autorización puede ser otorgada por medio de un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. La autorización será emitida por PRONALCE S.A. y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, tal como lo establece la ley 1581 de 2012.
Con dicha autorización el titular de los datos personales es informado de: quien recopila los datos, que datos recopilan, para que se recopilan los datos, como puede ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de los datos personales suministrados.
Todo lo anterior con base al modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales establecido por PRONALCE S.A. como el idóneo para permitir el acceso de información de la compañía y sus vinculadas, relacionada con sus servicios.
  • Prueba de autorización
PRONALCE S.A. adopta las medidas necesarias para mantener registros de cuando y como se obtuvieron las autorizaciones por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

IX. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Contenido del aviso de privacidad
El aviso de privacidad, contiene la siguiente información:
  • Datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • El tipo de tratamiento al que se someterán los datos.
  • Mecanismos de acceso o consulta de la política de procedimientos para el manejo de base de datos.

X. Deberes de PRONALCE S.A.

PRONALCE S.A. tiene presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, así como se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con a calidad o detalles del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que éste siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI. Procedimiento de habeas data para el ejercicio de los derechos de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, PRONALCE S.A. adopta el siguiente procedimiento:
  • El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital.
  • La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por PRONALCE S.A. para el ejercicio del Habeas Data. PRONALCE S.A. podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
  • La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
    • Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
    • Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que PRONALCE S.A. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
    • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
    • Documentos que soportan la solicitud.
    • Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal. Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, PRONALCE S.A. así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. PRONALCE S.A. podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, PRONALCE S.A. indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”. PRONALCE S.A., cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará PRONALCE S.A. cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados. En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días. PRONALCE S.A., en los casos que ostente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho. PRONALCE S.A. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

XII. Registro central de bases de datos personales.

PRONALCE S.A., como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información. El registro central de bases de datos personales permitirá:
  1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información de PRONALCE S.A. a cada base se le asignará un número de registro.
  2. La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de PRONALCE S.A. que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de PRONALCE S.A.; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de PRONALCE S.A. como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Funcionario de PRONALCE S.A. custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
  3. De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en la base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
  4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por PRONALCE S.A., serán documentados en este registro central.
  5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
  6. La cancelación de la base de datos de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por PRONALCE S.A. para hacer efectiva la cancelación.

XIII. Prohibiciones

En desarrollo de esta política para el manejo de información personal de PRONALCE S.A., se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
  1. PRONALCE S.A. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de PRONALCE S.A. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de PRONALCE S.A. será considerado como falta grave. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con PRONALCE S.A. será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a PRONALCE S.A. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.
  2. PRONALCE S.A. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de PRONALCE S.A. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de PRONALCE S.A. y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
  3. PRONALCE S.A. prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por PRONALCE S.A. para estos fines. Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, PRONALCE S.A. procederá a eliminarlos de manera segura.
  4. PRONALCE S.A. prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de PRONALCE S.A., según el caso.
  5. PRONALCE S.A. prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolecentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

XIV. Transferencia internacional de datos.

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por PRONALCE S.A. cuando:
  1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
  2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y PRONALCE S.A. como responsable y/o encargado del tratamiento.
  3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público. Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, PRONALCE S.A. suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes. Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales. Corresponderá a PRONALCE S.A. aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

XV. Temporalidad del dato personal

En el tratamiento de datos personales que realiza PRONALCE S.A., la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, PRONALCE S.A. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

XVI. Medidas de seguridad

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, PRONALCE S.A. adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, PRONALCE S.A. adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma. Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a PRONALCE S.A. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, PRONALCE S.A. comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

XVII. Procedimientos y sanciones. Seguridad de la información

PRONALCE S.A. comunica a los destinatarios de esta política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales: “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a PRONALCE S.A., con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas. Consecuencia de los riesgos que asume PRONALCE S.A. bien en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

XVIII. Entrega de datos personales a autoridades.

Cuando las autoridades soliciten a PRONALCE S.A. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

XIX. Titulares y Encargados de la administración y tratamiento de las bases de datos

Cuando las autoridades soliciten a PRONALCE S.A. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.
  • Responsable: PRONALCE S.A. representada por el señor ABELARDO DE JESÚS QUINTERO GÓMEZ.
    Correo canal de contacto: mercadeo3@pronalce.com.co Encargado: Daniela Restrepo
    Tel. 3720874
Todas las consultas podrán ser dirigidas a estos canales de contacto, en horario de lunes a viernes, de 8:00 am a 5:00 pm por medio electrónico, telefónico o físico, en la dirección Carrera 50A #43-13, parque industrial satexco.

XX. Restricciones en el uso de esta norma.

Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de PRONALCE S.A., por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a PRONALCE S.A., en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.

XXI. Modificaciones a la política de privacidad

PRONALCE S.A. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de la misma.

XXII. Vigencia

Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por PRONALCE S.A., el día 07 de febrero de dos mil diecisiete (2017).s

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